Requisitos generales para deducir un gasto
Antes de repasar el listado, es fundamental entender que no basta con tener una factura para deducir un gasto. La Ley del IRPF (art. 28) y la Ley del IVA (art. 92-114) establecen tres requisitos que deben cumplirse simultáneamente:
- Vinculación a la actividad: el gasto debe estar directamente relacionado con tu actividad económica. Una cena con amigos no es deducible aunque tengas la factura.
- Justificación documental: necesitas factura completa (con tus datos fiscales, NIF del proveedor, desglose de IVA). Los tickets sin datos fiscales no sirven para deducir IVA.
- Registro contable: el gasto debe estar anotado en tu libro de gastos e inversiones. Si no lo registras, aunque lo hayas pagado, Hacienda puede rechazar la deducción.
Principio de correlación: Un gasto es deducible cuando es necesario para obtener los ingresos de la actividad. La carga de la prueba recae en el autónomo: si Hacienda cuestiona un gasto, eres tú quien debe demostrar su vinculación con la actividad.
Gastos deducibles en IRPF: listado completo
En estimación directa (simplificada o normal), los autónomos pueden deducir los siguientes gastos para calcular el rendimiento neto de la actividad:
- Cuota de autónomos: la cotización mensual a la Seguridad Social es 100% deducible. Incluye las cuotas de la tarifa plana si la tienes.
- Alquiler del local o despacho: la totalidad de la renta, siempre que el local se destine exclusivamente a la actividad.
- Suministros: electricidad, agua, internet, teléfono. Si trabajas desde casa, solo puedes deducir el 30% de la parte proporcional de la vivienda afectada a la actividad.
- Material de oficina y consumibles: papel, tinta, material informático menor, herramientas.
- Seguros: seguro de responsabilidad civil, seguro del local, seguro de salud (hasta 500 euros/persona/año, o 1.500 si tienes discapacidad).
- Servicios profesionales: gestoría, asesoría fiscal, abogados, notarios.
- Amortizaciones: equipos informáticos (25% anual), mobiliario (10%), vehículos (16%), maquinaria (12%). Se aplica la tabla de amortización simplificada del IRPF.
- Formación: cursos, masters, conferencias relacionados con tu actividad.
- Publicidad y marketing: diseño web, campañas online, tarjetas de visita, ferias.
- Dietas y desplazamientos: con límites (ver sección de gastos difíciles).
Si estás en estimación directa simplificada, además de deducir los gastos reales, se aplica una reducción del 5% sobre el rendimiento neto (con un máximo de 2.000 euros) en concepto de gastos de difícil justificación. Esto sustituye la obligación de llevar libros de bienes de inversión.
Gastos deducibles en IVA: qué puedes desgravarte
La deducción de IVA funciona con reglas diferentes al IRPF. No todos los gastos que deduces en renta permiten recuperar el IVA soportado, y viceversa. Las condiciones para deducir el IVA son:
- La cuota de IVA debe estar repercutida y desglosada en una factura completa a tu nombre.
- El bien o servicio debe estar afecto a la actividad y utilizarse en operaciones con derecho a deducción.
- La factura debe estar registrada en el libro de facturas recibidas.
- El plazo para deducir es de 4 años desde el devengo.
Cuidado con las actividades exentas: Si tu actividad está exenta de IVA (médicos, seguros, formación reglada), no puedes deducir el IVA soportado en tus compras. El IVA se convierte en mayor coste para ti. Aplica la regla de prorrata si combinas actividades exentas y no exentas.
Gastos difíciles: vehículo, suministros del hogar y comidas
Estos son los tres gastos que más consultas y conflictos generan con Hacienda. La normativa permite deducirlos, pero con condiciones muy restrictivas:
Vehículo
En IRPF, solo puedes deducir gastos del vehículo si se destina exclusivamente a la actividad (agentes comerciales, taxistas, transportistas, repartidores). El uso mixto personal-profesional no es deducible en IRPF, salvo que demuestres la afectación exclusiva. En IVA, la presunción es del 50% de afectación, pero Hacienda puede cuestionarla si no llevas un libro de desplazamientos.
Suministros del hogar
Desde la reforma de 2018 (Ley 6/2017), si trabajas desde casa puedes deducir el 30% de la parte proporcional de los suministros correspondiente a los metros cuadrados declarados como afectos a la actividad. Por ejemplo: si tu casa tiene 90 m² y tu despacho ocupa 15 m² (16,7%), puedes deducir el 30% de ese 16,7%, es decir, un 5% de cada factura de luz, agua o internet.
Comidas y dietas
Los gastos de manutención son deducibles en IRPF con un límite de 26,67 euros/día en España (48,08 euros en el extranjero) siempre que se paguen por medios electrónicos (tarjeta, transferencia) y se produzcan en un establecimiento de hostelería durante un desplazamiento fuera del municipio de tu domicilio fiscal. Si pernoctas, el límite sube a 53,34 euros/día en España.
| Concepto | Límite IRPF | IVA deducible | Requisito clave |
|---|---|---|---|
| Vehículo | 100% si afectación exclusiva | 50% presunción | Uso exclusivo profesional |
| Suministros hogar | 30% parte proporcional | No deducible | Declarar m² afectos |
| Comidas España | 26,67 €/día | Sí, con factura | Pago electrónico |
| Comidas extranjero | 48,08 €/día | No aplica | Desplazamiento justificado |
| Seguro salud | 500 €/persona/año | Exento (sin IVA) | Póliza a nombre del autónomo |
Errores frecuentes que provocan inspecciones
Hacienda cruza datos y detecta patrones. Estos son los errores más habituales que activan comprobaciones:
- Deducir gastos personales como profesionales: la compra del móvil de tu hijo, la ropa que no es uniforme de trabajo, las vacaciones familiares "disfrazadas" de viaje de negocios.
- No conservar las facturas: debes guardarlas durante al menos 4 años (6 años según el Código de Comercio). Hacienda puede pedir la factura original en papel o formato electrónico.
- Deducir el 100% del vehículo sin justificación: es la deducción más revisada. Si no eres agente comercial o transportista, la AEAT casi siempre rechaza la deducción total.
- Tickets sin datos fiscales: un ticket de supermercado sin tu NIF no sirve como factura. Pide siempre factura completa.
- Gastos anteriores al alta: solo puedes deducir gastos de inversión realizados antes del alta si los declaras en la primera declaración trimestral. Tienes un plazo de 1 año anterior al alta para IVA.
Inspecciones por descuadres: Si tus gastos representan más del 60-70% de tus ingresos de forma recurrente, Hacienda puede abrir una comprobación. Tener márgenes negativos durante varios trimestres seguidos es una señal de alerta automática en los sistemas de la AEAT.
Cómo registrar gastos en tu software de facturación
Llevar un registro ordenado de gastos no es solo una obligación legal, es tu mejor defensa ante una inspección. Un buen software de facturación te permite:
- Categorizar cada gasto automáticamente: separar suministros, amortizaciones, dietas y servicios profesionales facilita la declaración trimestral.
- Adjuntar la factura digitalizada: tener el PDF o foto de cada factura asociada al registro contable. Con Veri*factu, el software debe garantizar la integridad del registro.
- Calcular automáticamente los modelos 130 y 303: el software cruza ingresos y gastos y te da las casillas pre-rellenadas.
- Alertar de gastos sin factura: para que no pierdas deducciones por falta de documentación.
Con FactoLegal: Registra tus gastos, adjunta las facturas y el sistema calcula automáticamente tu base imponible para el modelo 130 y las cuotas deducibles del 303. Cada factura emitida lleva su huella encadenada y su QR desde el primer día.