1. Entrar y organizar tus documentos
Abre Gestión de empresa e inicia sesión. Si acabas de registrarte, verifica tu correo y completa los datos de tu empresa: NIF, razón social y dirección fiscal. Compruébalos antes de emitir una factura.
En Configuración → Empresa y acceso puedes ver la empresa activa. Si tienes acceso a varias, selecciónala antes de subir documentos o registrar operaciones.
| Para hacer esto | Abre este apartado |
|---|---|
| Consultar el periodo y los importes registrados | Resumen, Ventas, Compras o Movimientos |
| Subir y abrir una factura o justificante | Documentos |
| Revisar información incompleta o incidencias | Pendientes |
| Descargar registros y documentos para tu asesor | Libros y asesoría |
| Conectar Stripe o invitar a tu asesor | Configuración |
Subir y ver una factura
- En Documentos, pulsa Añadir documento y selecciona el archivo.
- Completa su descripción y los datos que conozcas. Revisa el resultado de la subida.
- Abre el documento para previsualizar un PDF o una imagen compatible. También puedes descargar el original.
En el detalle de un registro, Ver documento abre el justificante vinculado. Si aparece sin justificante, puedes asociar un archivo de esa misma empresa.
Subir un archivo y registrar una compra son dos pasos distintos. La subida archiva el documento; para incluir la compra en tus registros, completa también su fecha, proveedor e importes y vincula el justificante.
2. Preparar y emitir una factura
En Configuración → Empresa y acceso, abre Editar datos fiscales y emitir facturas. Este enlace lleva al módulo de facturación.
- Comprueba la empresa emisora y selecciona o crea el cliente.
- Completa la fecha, los conceptos, las cantidades, los precios y los impuestos que correspondan a la operación.
- Revisa la vista previa: datos de ambas partes, descripción, base, impuestos y total.
- Confirma la emisión cuando esté correcta. Después puedes consultar la factura y descargar su PDF.
Las nuevas facturas emitidas se incorporan a los registros de ventas de Gestión de empresa. El PDF archivado conserva el contenido de la factura emitida. Si detectas un error después, revisa cómo corregirlo con tu asesor antes de emitir otro documento.
Enviar una factura por correo
Desde la factura puedes preparar el envío de su PDF. Revisa la dirección del destinatario y confirma el envío. Consulta el resultado que muestra la web antes de volver a intentarlo. Enviar el PDF no cobra al cliente ni acredita que haya pagado.
3. Estado de la conexión con la AEAT
En Configuración se muestra el estado de esta conexión. Actualmente figura como Pendiente de validación técnica. El envío automático y la gestión de certificados para nuevas empresas no están habilitados.
Una factura guardada, una huella o un código QR no acreditan por sí solos que la AEAT haya recibido o aceptado la factura. Tampoco presentar una factura en la web equivale a presentar una declaración de impuestos.
Antes de utilizar una futura conexión con la AEAT, habrá que comprobar su activación y sus resultados. Esta guía explica el funcionamiento de la web; el tratamiento fiscal de tus operaciones debe revisarse con la documentación correspondiente.
4. Plan y suscripción
Consulta Configuración → Tu suscripción a FactoLegal para ver el estado disponible para tu empresa. La contratación está pendiente de activación; mientras aparezca ese aviso, los botones de contratación no permiten iniciar una suscripción.
El plan asignado determina los límites de uso de la empresa. Si alcanzas un límite, la aplicación mostrará el motivo y deberás resolverlo antes de continuar. Crear otra empresa desde tu cuenta requiere el plan Gestoría activo; también puedes acceder a una empresa que te haya invitado, con el permiso que te conceda.
La suscripción a FactoLegal y el Stripe de tu actividad son servicios distintos. Conectar la cuenta en la que recibes tus ventas no contrata un plan de FactoLegal.
5. Compras, libros y otras operaciones
Registrar una compra
En Compras, utiliza Registrar una compra. Introduce la fecha, proveedor, número de factura, concepto, base, IVA y total. Selecciona el documento justificativo y comprueba que los importes coincidan con el original.
El formulario sencillo sirve para compras en euros sin retenciones. Para registros más completos, revisa la opción Importar CSV o JSON en Libros y asesoría y su vista previa antes de confirmar. Registrar una cuota de IVA no confirma que sea deducible.
Revisa los avisos de Pendientes y los registros sin justificante. Cambiar un gasto que ya está incorporado puede dejar una incidencia para revisión, conservando el registro original.
Entregar los libros y justificantes a tu asesor
- Selecciona el año y el trimestre que quieres revisar.
- En Libros y asesoría, exporta los registros en CSV para trabajar con ellos en una hoja de cálculo.
- Pulsa Descargar carpeta del periodo (ZIP) para reunir los registros del periodo, los documentos originales vinculados y la relación de pendientes.
- Revisa el contenido del ZIP antes de compartirlo. Los documentos que no hayas subido o vinculado tendrán que completarse.
Las exportaciones recogen lo registrado y el periodo seleccionado. No sustituyen las facturas originales ni verifican por sí solas los importes que debas declarar.
Presupuestos y facturas recurrentes
En el módulo de facturación puedes preparar presupuestos. Convertir un presupuesto prepara los datos de una factura para que la revises; la emisión requiere tu confirmación.
Las recurrentes funcionan como plantillas de preparación manual. Revisa los datos y confirma cada factura cuando corresponda. No generan facturas ni realizan cargos por su cuenta.
6. Cobros y conexión con Stripe
Registrar un cobro
El módulo de facturación permite anotar importes recibidos y consultar el saldo de una factura. Registra el cobro después de comprobarlo en el banco o en tu medio de pago. Una anotación manual no ordena ninguna transferencia ni cargo.
Conectar el Stripe de tu empresa
- Entra como administrador de la empresa y abre Configuración → Stripe de tu actividad.
- Sigue las indicaciones de la pantalla para crear en Stripe una clave restringida de lectura con los permisos solicitados.
- Introduce la clave en el campo de conexión y pulsa Conectar con lectura. Comprueba que corresponda a la cuenta de esa empresa.
- Consulta el estado y la fecha de actualización. Puedes actualizar la vista para ver los resultados de la sincronización.
Esta conexión consulta Stripe periódicamente e incorpora información de facturas existentes, cobros y devoluciones. Los PDF se muestran cuando están disponibles. No emite nuevas facturas en Stripe, no cambia sus impuestos ni realiza cargos.
Para esta conexión de lectura no necesitas crear un webhook nuevo. Un cobro reciente puede tardar en aparecer: comprueba la última actualización y los avisos de conexión. Los ingresos que Stripe envía a tu banco y sus comisiones deben contrastarse con los justificantes y movimientos correspondientes.
7. Equipo, empresas y acceso a documentos
Invitar a tu asesor o a otra persona
- Como administrador, abre Configuración → Equipo y asesor.
- Introduce el correo de la persona y selecciona el permiso: asesor, auditor, empleado o administrador.
- Pulsa Crear invitación y comparte el enlace que aparece con esa persona. La invitación no envía un correo automáticamente.
- La persona debe entrar con el correo verificado al que has dirigido la invitación para aceptarla.
El asesor puede consultar y exportar la documentación. El empleado puede registrar operaciones, y el administrador gestiona los accesos y la configuración. Revisa el permiso antes de invitar. Desde este apartado puedes cambiar los roles y desactivar accesos; debe quedar al menos un administrador activo.
Trabajar con la empresa correcta
Cada empresa tiene sus documentos y permisos. Usa el selector Empresa activa antes de trabajar si tienes más de un acceso. La invitación a una empresa no concede acceso a las demás.
Los documentos se abren desde una sesión autorizada. Para compartirlos fuera de la web, descarga los archivos o prepara el ZIP del periodo y envíalo al destinatario que elijas. Conserva tus originales y comprueba que tus exportaciones incluyen lo que necesitas.
8. Preguntas frecuentes
¿Dónde veo las facturas que he subido?
En Gestión de empresa → Documentos puedes previsualizar los PDF y las imágenes compatibles y descargar el original. Desde el detalle de un registro, Ver documento abre el justificante vinculado.
¿Subir una factura registra automáticamente una compra?
No. La subida archiva el documento. Registra también la compra con su fecha, proveedor e importes y vincula el justificante para que ambos queden relacionados.
¿Conectar Stripe cobra o emite facturas?
No. La conexión de lectura consulta periódicamente la información existente de Stripe. No emite facturas, cambia impuestos ni realiza cargos.
¿Cómo entrego la documentación a mi asesor?
En Libros y asesoría selecciona el periodo y descarga los registros en CSV o la carpeta en ZIP con los justificantes vinculados. También puedes crear una invitación para tu asesor en Configuración → Equipo y asesor y compartir su enlace.
¿FactoLegal presenta impuestos o envía automáticamente a la AEAT?
No presenta impuestos. La conexión para enviar automáticamente a la AEAT está pendiente de validación técnica. Los registros y exportaciones sirven para preparar y revisar la documentación.