Que es el libro registro de facturas emitidas
El libro registro de facturas emitidas es un documento contable obligatorio regulado en los articulos 63 y 64 del Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992, RIVA). Su funcion es registrar de forma cronologica y correlativa todas las facturas que emites en el ejercicio de tu actividad economica.
No es un documento fisico que debas presentar en Hacienda de forma periodica (salvo que estes en el SII), pero la AEAT puede requerirlo en cualquier momento durante una comprobacion o inspeccion. Debe estar disponible y ser coherente con tus declaraciones de IVA (Modelo 303) y con la declaracion anual (Modelo 390).
Quien esta obligado a llevarlo
Estan obligados todos los sujetos pasivos del IVA que ejerzan actividades economicas (articulo 62 del RIVA). Esto incluye:
- Autonomos (personas fisicas) que emitan facturas.
- Sociedades (SL, SA, cooperativas, etc.).
- Comunidades de bienes y entidades en regimen de atribucion de rentas.
Las unicas excepciones son los contribuyentes acogidos al regimen especial de agricultura, ganaderia y pesca (REAGYP) y al regimen del recargo de equivalencia (aunque estos ultimos deben llevar un registro de facturas recibidas).
SII vs libro registro tradicional: Los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Informacion, obligatorio para empresas que facturan mas de 6.010.121,04 euros anuales) llevan sus libros registro de forma electronica a traves de la sede de la AEAT, enviando los registros en un plazo de 4 dias. El resto de contribuyentes llevan el libro registro de forma privada (en papel, Excel o software).
Que datos debe contener cada anotacion
Segun el articulo 63.3 del RIVA, cada anotacion en el libro registro de facturas emitidas debe incluir como minimo:
| Dato | Descripcion |
|---|---|
| Numero de factura | Numero correlativo y, en su caso, serie de la factura emitida |
| Fecha de expedicion | Fecha en que se emite la factura |
| Fecha de operacion | Si es distinta de la fecha de expedicion (por ejemplo, entregas previas) |
| NIF del destinatario | Numero de identificacion fiscal del cliente |
| Nombre y apellidos o razon social | Identificacion completa del destinatario |
| Base imponible | Importe sin IVA de la operacion |
| Tipo impositivo de IVA | Porcentaje aplicado (4%, 10%, 21%) |
| Cuota de IVA repercutida | Resultado de aplicar el tipo a la base |
| Importe total | Base + cuota de IVA |
| Indicacion de operacion exenta o no sujeta | Si la operacion esta exenta (art. 20 LIVA) o no sujeta, indicar la causa |
Adicionalmente, si la factura incluye recargo de equivalencia o retencion de IRPF, estos datos tambien deben anotarse.
Plazos de anotacion
El articulo 69 del RIVA establece que las facturas emitidas deben registrarse en el libro antes de que finalice el plazo para realizar la liquidacion y pago del IVA correspondiente al periodo en que se hayan realizado las operaciones. En la practica:
- Regimen general (trimestral): Las facturas del primer trimestre (enero-marzo) deben estar registradas antes del 20 de abril (fecha limite del Modelo 303 del 1T).
- SII: Los registros deben enviarse en un plazo de 4 dias habiles desde la expedicion de la factura.
No dejes la anotacion para el ultimo dia. Aunque el plazo formal coincide con la presentacion del 303, anotar las facturas en tiempo real evita errores, olvidos y prisas de ultima hora. Un buen software de facturacion las registra automaticamente.
Formato: papel, Excel o software
La normativa no exige un formato concreto. Puedes llevar el libro registro en:
- Papel: Legal pero impractico. Cualquier error requiere rectificacion manual.
- Hoja de calculo (Excel): Es la opcion mas comun entre autonomos que no usan software. Funciona, pero es facil cometer errores y no tiene controles de integridad.
- Software de facturacion: La opcion mas recomendable. El libro registro se genera automaticamente a partir de las facturas emitidas, sin trabajo adicional. Si ademas el software es conforme a Verifactu, la integridad de los registros esta garantizada por la cadena de huellas.
Los 4 libros registro obligatorios del IVA
El libro registro de facturas emitidas es solo uno de los cuatro libros que todo sujeto pasivo del IVA debe mantener (articulo 62 del RIVA):
- Libro registro de facturas emitidas (articulo 63): El que estamos tratando.
- Libro registro de facturas recibidas (articulo 64): Registra las facturas de tus proveedores y gastos deducibles.
- Libro registro de bienes de inversion (articulo 65): Solo obligatorio si tienes bienes de inversion con regularizacion de IVA.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias (articulo 66): Solo si realizas operaciones con otros paises de la UE.
Diferencia entre el libro registro y el SII
Es importante no confundir ambos conceptos:
| Concepto | Libro registro tradicional | SII (Suministro Inmediato de Informacion) |
|---|---|---|
| Quien lo lleva | Todos los sujetos pasivos IVA | Empresas >6M euros facturacion + voluntarios |
| Formato | Libre (papel, Excel, software) | Electronico, via sede AEAT |
| Plazo anotacion | Antes de la liquidacion trimestral | 4 dias habiles desde la emision |
| Envio a la AEAT | Solo a requerimiento | Automatico (envio electronico) |
| Modelo 303 | Trimestral | Mensual |
Si no estas en el SII (la gran mayoria de autonomos y PYMEs), llevas el libro registro de forma privada y solo lo muestras si Hacienda te lo pide.
Consecuencias de no llevarlo correctamente
La Ley General Tributaria (articulo 200) tipifica como infraccion tributaria la inexactitud u omision de operaciones en los libros registro. Las sanciones van desde multas pecuniarias fijas (150-300 euros por registro incorrecto en los casos mas leves) hasta sanciones proporcionales si la omision afecta a la liquidacion del IVA.
Ademas, un libro registro incorrecto o incompleto dificulta enormemente la gestion de una inspeccion de Hacienda y puede dar lugar a que la AEAT estime bases imponibles de forma indirecta (articulo 53 de la LGT), lo cual rara vez es favorable para el contribuyente.
Como FactoLegal ayuda a preparar los registros
FactoLegal reúne las facturas y los datos registrados para que puedas revisarlos con tu asesor. La descarga CSV actual es un archivo auxiliar: no es el formato electrónico común XLSX publicado por la AEAT ni acredita por sí sola que cada operación esté correctamente clasificada. Te permite:
- Consultar el registro en cualquier momento: Filtra por fecha, cliente, tipo de IVA o serie de facturacion.
- Exportar en CSV: Archivo de trabajo con los importes y el estado de revisión para compartirlo con la asesoría.
- Preparar el Modelo 303: Consultar un resumen de bases y cuotas como apoyo, revisando facturas, deducibilidad y ajustes antes de presentar.
- Integridad Verifactu: Como cada factura esta encadenada criptograficamente, tu libro registro tiene garantia de inalterabilidad. Ningun registro puede ser eliminado o modificado sin romper la cadena de huellas.
FactoLegal reúne tus registros y documentos para revisarlos con tu gestor. El CSV auxiliar facilita el trabajo, pero no sustituye el XLSX normalizado que pueda exigir la AEAT ni la comprobación fiscal de cada factura.
Preguntas frecuentes
Tengo que enviar el libro registro a Hacienda cada trimestre?
No, salvo que estes en el SII. El libro registro se mantiene de forma privada y solo se presenta a requerimiento de la AEAT. Lo que si presentas trimestralmente es el Modelo 303 (IVA), cuyos datos deben ser coherentes con tu libro registro.
Puedo llevar el libro registro en un unico Excel todo el anho?
Si, es perfectamente legal. Pero un software de facturacion lo genera automaticamente y con menos riesgo de errores. Con Verifactu, ademas, ganas la garantia de que los registros no han sido alterados.
Cuanto tiempo debo conservar el libro registro?
Segun el articulo 70 de la LGT, las obligaciones tributarias prescriben a los 4 anhos. Sin embargo, el Codigo de Comercio (articulo 30) exige conservar documentacion mercantil durante 6 anhos. La recomendacion practica es conservar todo al menos 6 anhos.
Referencias legales: Real Decreto 1624/1992 (Reglamento del IVA, RIVA), articulos 62 a 69 (libros registro). Ley 37/1992 del IVA. Ley 58/2003 (Ley General Tributaria), articulos 53 y 200.