Datos obligatorios que debe llevar toda factura
Según el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), toda factura ordinaria debe incluir, como mínimo, los siguientes datos:
- Número de factura: correlativo, sin saltos, dentro de una serie.
- Fecha de expedición: la fecha en que emites la factura.
- Tus datos como emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de la operación: qué servicio o producto has prestado/vendido.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA y cuota: porcentaje aplicado y el resultado en euros.
- Importe total: la suma de base imponible + IVA - retenciones (si aplican).
Recuerda: Si facturas a una empresa o profesional, en muchos casos deberás aplicar retención de IRPF (normalmente el 15%, o el 7% en tus tres primeros años de actividad).
Serie y numeración: cómo hacerlo bien desde el principio
La numeración de facturas debe ser correlativa y sin saltos. No puedes emitir la factura 001, luego la 003 y volver a la 002. El orden debe ser estrictamente secuencial.
Puedes usar una o varias series. Una serie es un prefijo que agrupa tus facturas. Por ejemplo:
- Serie única: 2026-001, 2026-002, 2026-003...
- Series por actividad: CONS-001 (consultoría), FORM-001 (formación)...
- Series por tipo: F-001 (ordinarias), R-001 (rectificativas)...
Lo más recomendable para empezar es usar una serie única con el año como prefijo. Así, cada 1 de enero comienzas una nueva serie: 2026-001, 2027-001, etc.
Cómo calcular IVA y retenciones
El cálculo de una factura típica de autónomo sigue esta fórmula:
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Base imponible (servicio prestado) | 1.000,00 EUR |
| + IVA 21% | +210,00 EUR |
| - Retención IRPF 15% | -150,00 EUR |
| Total a cobrar | 1.060,00 EUR |
La retención de IRPF solo se aplica cuando facturas a empresas o profesionales. Si facturas a un particular (consumidor final), no se retiene IRPF. Los tres primeros años de actividad puedes aplicar el tipo reducido del 7% en lugar del 15%.
Error frecuente: Muchos autónomos nuevos aplican retención en facturas a particulares. No lo hagas: la retención solo se aplica cuando el destinatario es una empresa o profesional obligado a retener.
Factura a empresa vs factura a particular
La diferencia principal entre facturar a una empresa y a un particular es:
- A empresa/profesional: Incluyes retención de IRPF (15% o 7%). El NIF del cliente es obligatorio. La factura debe ser completa (ordinaria).
- A particular: No hay retención de IRPF. Si el importe no supera los 400 EUR (o 3.000 EUR en ciertos sectores), puedes emitir factura simplificada (ticket).
En ambos casos, el IVA se aplica normalmente al tipo que corresponda a tu actividad (21% general, 10% reducido o 4% superreducido).
Errores de novato que debes evitar
Estos son los fallos más comunes en las primeras facturas, y todos pueden acarrear problemas con Hacienda:
- Facturar sin estar dado de alta: primero el alta en Hacienda (modelo 036/037), después la primera factura. Nunca al revés.
- Olvidar el NIF del cliente: en facturas ordinarias es obligatorio. Sin NIF, la factura no es válida.
- Saltar números de factura: la AEAT puede interpretar un salto como una factura emitida y no declarada.
- No guardar copia: debes conservar una copia de cada factura emitida durante al menos 4 años (6 según el Código de Comercio).
- Usar Word o Excel: con Veri*factu queda prohibido emitir facturas con herramientas que no garanticen la integridad del registro, desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto.
Consejo: Empieza con un software de facturación desde la primera factura. Es mucho más fácil llevar la numeración, el IVA y las retenciones de forma automática que hacerlo a mano.
Emitir tu primera factura con FactoLegal en 2 minutos
Con FactoLegal puedes emitir tu primera factura con todos los datos obligatorios en menos de dos minutos:
- Regístrate gratis y configura tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección, epígrafe IAE).
- Añade tu primer cliente con su nombre, NIF y dirección.
- Crea la factura: selecciona el cliente, describe el servicio, introduce el importe. El IVA, la retención y la numeración se calculan automáticamente.
- Envía o descarga: la factura se genera como PDF con QR, huella SHA-256 y todos los datos legales. Puedes enviarla por email directamente desde la plataforma.
Todo queda registrado con trazabilidad completa, conforme al Reglamento Veri*factu, desde tu primera factura.