Regla básica: numeración correlativa
El artículo 6.1 del RD 1619/2012 establece que la numeración de las facturas debe ser correlativa dentro de cada serie. Esto significa que cada factura lleva un número secuencial que no puede repetirse ni tener saltos.
La idea es sencilla: si tu última factura fue la número 47, la siguiente debe ser la 48. No la 50, no la 46, no la 47-bis. Correlativa y sin excepciones.
Atención: Un salto en la numeración puede levantar sospechas en una inspección de la AEAT, ya que Hacienda podría interpretar que la factura "faltante" existió pero fue eliminada para ocultar ingresos.
Series de facturas: cuándo y cómo usarlas
La normativa permite (y en algunos casos obliga) a utilizar series diferentes para organizar la facturación. Cada serie tiene su propia numeración correlativa independiente.
Es obligatorio usar series separadas en estos casos:
- Facturas rectificativas: deben tener una serie distinta de las ordinarias (ej: R-001, R-002).
- Facturas expedidas por el destinatario (autofacturación): serie específica.
- Varios establecimientos: si operas desde distintos locales, cada uno puede tener su serie.
Además, es recomendable (aunque no obligatorio) usar series para:
- Diferentes actividades económicas (ej: consultoría vs formación).
- Operaciones nacionales vs intracomunitarias.
- Facturación ordinaria vs simplificada.
| Ejemplo de serie | Uso | Numeración |
|---|---|---|
| F-2026- | Facturas ordinarias 2026 | F-2026-001, F-2026-002... |
| R-2026- | Rectificativas 2026 | R-2026-001, R-2026-002... |
| S-2026- | Simplificadas 2026 | S-2026-001, S-2026-002... |
| EU-2026- | Intracomunitarias 2026 | EU-2026-001, EU-2026-002... |
¿Se reinicia la numeración cada 1 de enero?
La ley no obliga a reiniciar la numeración cada año, pero es una práctica muy extendida y perfectamente legal. Lo que la normativa exige es que, dentro de cada serie, la numeración sea correlativa.
Las dos opciones válidas son:
- Reiniciar cada año (lo más habitual): 2025-001...2025-150 y luego 2026-001, 2026-002... El año en el prefijo de la serie distingue cada ejercicio.
- Numeración continua: 001, 002... hasta el infinito, sin reiniciar nunca. Válida pero menos práctica a largo plazo.
Recomendación: Usa el año como parte del prefijo de la serie (ej: 2026-001). Así la numeración se reinicia de forma natural cada 1 de enero y tus facturas quedan claramente organizadas por ejercicio fiscal.
Qué hacer si te saltas un número
Si descubres que te has saltado un número de factura, no emitas una factura retroactiva con ese número. La fecha de expedición no cuadraría con la secuencia cronológica y el problema se agravaría.
Lo correcto es:
- Documentar el salto: anota en tu registro interno que el número X no fue utilizado y el motivo (error de sistema, factura cancelada antes de emisión, etc.).
- Continuar con el siguiente número: sigue con la numeración normal desde donde estés.
- No borrar ni reasignar: no reutilices el número saltado para una factura posterior.
En Veri*factu: Un salto en la numeración es especialmente delicado porque la cadena de huellas registra cada factura secuencialmente. Si una factura "falta", la cadena evidencia la discontinuidad automáticamente.
Series en Veri*factu: requisitos adicionales
Con Veri*factu, las series de facturación cobran mayor importancia. El Reglamento establece que:
- La serie forma parte de la huella (hash) de cada factura. Un cambio de serie implica un cambio de huella.
- Las facturas rectificativas deben usar obligatoriamente una serie distinta, con tipos R1 a R5 según el motivo de rectificación.
- El encadenamiento se realiza dentro de cada serie. Cada serie tiene su propia cadena de huellas independiente.
- El software debe impedir que se emitan facturas con la misma serie y número que una ya existente.
Configurar series automáticas en FactoLegal
En FactoLegal puedes configurar tantas series como necesites desde el panel de ajustes:
- Ve a Configuración > Series de facturación.
- Crea una serie con el prefijo deseado (ej: F-2026-).
- Define el número inicial y si quieres reinicio automático cada 1 de enero.
- Asigna la serie por defecto a cada tipo de factura (ordinaria, simplificada, rectificativa).
El sistema se encarga de la numeración correlativa, el encadenamiento de huellas dentro de cada serie, y la generación automática del QR. No hay posibilidad de saltarte un número ni de reutilizar uno ya emitido.
Numeración correlativa: FactoLegal asigna el siguiente número de cada serie automáticamente, sin huecos ni duplicados, siguiendo el RD 1619/2012 y el formato de registro de la Orden HAC/1177/2024.