Factura ordinaria: requisitos y cuándo es obligatoria
La factura ordinaria (o completa) es el tipo estándar y el más común en operaciones B2B. Según el artículo 6 del RD 1619/2012, debe contener todos los datos del emisor y destinatario, descripción detallada, desglose de IVA, y numeración correlativa.
Es obligatoria en los siguientes casos:
- Operaciones entre empresas o profesionales (B2B).
- Ventas a distancia (comercio electrónico) cuando el cliente la solicite.
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Operaciones en las que el destinatario sea la Administración Pública.
- Siempre que el destinatario la exija para deducir el IVA soportado.
Dato clave: La factura ordinaria es la única que permite al destinatario deducir el IVA soportado. Si tu cliente necesita desgravarse el IVA, debes emitir factura ordinaria, no simplificada.
Factura simplificada: límites de 400 EUR y 3.000 EUR
La factura simplificada (el antiguo "ticket") es una versión reducida que no necesita incluir todos los datos del destinatario. Se regula en el artículo 7 del RD 1619/2012.
Puedes emitir factura simplificada cuando:
- El importe no supera los 400 EUR (IVA incluido) en operaciones generales.
- En determinadas actividades (hostelería, transporte, aparcamientos, peajes, peluquerías, etc.), el límite sube a 3.000 EUR.
- Se trate de facturas rectificativas.
La factura simplificada no necesita incluir los datos completos del destinatario (nombre, NIF, dirección), aunque el IVA debe estar incluido en el precio o desglosado.
Limitación importante: El destinatario NO puede deducir el IVA de una factura simplificada, salvo que se incluyan sus datos identificativos completos (nombre, NIF, dirección). En ese caso se convierte en una factura simplificada "cualificada".
Factura recapitulativa: agrupar operaciones del mes
La factura recapitulativa permite agrupar varias operaciones realizadas en un mismo mes natural en una sola factura. Es especialmente útil cuando trabajas con un mismo cliente de forma recurrente (servicios mensuales, suministros periódicos, etc.).
Requisitos para emitir una factura recapitulativa:
- Las operaciones agrupadas deben haberse realizado en el mismo mes natural.
- Debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que corresponden las operaciones.
- Debe detallar cada operación incluida (fechas y conceptos).
Tabla comparativa de los tres tipos
| Característica | Ordinaria | Simplificada | Recapitulativa |
|---|---|---|---|
| Datos del emisor | Completos | Completos | Completos |
| Datos del destinatario | Completos (nombre, NIF, dirección) | No obligatorios | Completos |
| Límite de importe | Sin límite | 400 EUR / 3.000 EUR | Sin límite |
| Desglose de IVA | Obligatorio | Incluido o desglosado | Obligatorio |
| Permite deducir IVA | Sí | Solo si incluye datos completos | Sí |
| Agrupa operaciones | No | No | Sí (mismo mes) |
| Plazo de emisión | Antes del día 16 del mes siguiente | En el momento | Antes del día 16 del mes siguiente |
Cuál elegir según tu negocio
La elección depende de tu actividad y de quién es tu cliente:
- Consultores, freelancers, profesionales B2B: factura ordinaria siempre. Tus clientes necesitan deducir el IVA.
- Hostelería, comercio minorista, peluquerías: factura simplificada para ventas al público general; ordinaria cuando el cliente la solicite.
- Servicios recurrentes al mismo cliente: factura recapitulativa al final de cada mes para agrupar todas las operaciones.
- Comercio online: factura ordinaria si el cliente es empresa; simplificada si es particular y no supera el límite.
Consejo práctico: Ante la duda, emite siempre factura ordinaria. Nunca te van a sancionar por dar más datos de los necesarios, pero sí por dar menos.
Cómo emitir cada tipo en FactoLegal
FactoLegal te permite elegir entre los tres tipos de factura con un solo clic. Al crear una nueva factura, selecciona el tipo en el formulario:
- Ordinaria: se requieren datos completos del emisor y destinatario. El sistema calcula IVA y retenciones automáticamente.
- Simplificada: el sistema valida que el importe no supere el límite legal. Los datos del destinatario son opcionales.
- Recapitulativa: selecciona las operaciones del mes a agrupar y el sistema genera la factura resumen con desglose individual.
En todos los casos, la factura se registra con huella SHA-256, encadenamiento y QR según el formato de la Orden HAC/1177/2024.