Plazo tributario: 4 años de prescripción
Según el artículo 66 de la Ley General Tributaria, el derecho de la Administración a comprobar y liquidar las deudas tributarias prescribe a los 4 años. Esto significa que Hacienda puede pedirte las facturas de los últimos 4 ejercicios fiscales cerrados.
El cómputo de los 4 años empieza desde el último día del plazo voluntario para presentar la declaración correspondiente. Por ejemplo, una factura de enero de 2026 afecta a la declaración de IVA del primer trimestre de 2026 (modelo 303), cuyo plazo vence el 20 de abril de 2026. Los 4 años empiezan a contar desde esa fecha, por lo que la factura debería conservarse hasta al menos abril de 2030.
Regla práctica: Para simplificar, conserva todas las facturas de un ejercicio durante al menos 5 años completos desde el cierre del ejercicio. Así te curas en salud con los plazos de las distintas declaraciones.
Plazo mercantil: 6 años del Código de Comercio
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación contable, incluidas las facturas, durante 6 años desde el último asiento realizado en los libros contables. Este plazo es más largo que el tributario y es el que prevalece en la práctica.
La diferencia clave:
- Plazo tributario (4 años): tiempo que tiene Hacienda para inspeccionar y liquidar.
- Plazo mercantil (6 años): obligación de conservación documental para todos los empresarios.
En la práctica, como el plazo mercantil es mayor, lo recomendable es tomar los 6 años como referencia mínima.
Excepciones: cuándo el plazo es mayor
En determinadas situaciones, el plazo de conservación se extiende más allá de los 6 años:
| Situación | Plazo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Bienes de inversión (amortización) | Hasta 10 años + plazo prescripción | Art. 107-112 LIVA |
| Operaciones inmobiliarias | Hasta 15 años | Art. 107.4 LIVA (regularización) |
| Facturas con subvenciones públicas | Según normativa de la subvención (hasta 10 años) | Ley 38/2003 de Subvenciones |
| Infracciones tributarias en curso | Hasta resolución firme | LGT |
| Pérdidas a compensar | 10 años (sociedades) | Art. 26 LIS |
Importante: Si tienes bienes de inversión con periodos de regularización del IVA (vehículos, maquinaria, inmuebles), debes conservar las facturas de compra durante todo el periodo de regularización más los 4 años de prescripción.
Conservación en formato digital: requisitos legales
La ley permite conservar las facturas en formato digital, siempre que se garantice:
- Legibilidad: el documento debe poder leerse sin necesidad de software propietario especial.
- Autenticidad: debe poder verificarse que el documento no ha sido alterado desde su emisión.
- Integridad: el contenido debe mantenerse íntegro, sin pérdida de información.
- Accesibilidad: la AEAT debe poder acceder a los registros en caso de inspección.
No es necesario conservar la factura en papel si se dispone de una copia digital que cumpla estos requisitos. La digitalización certificada (con firma electrónica reconocida) permite destruir el original en papel.
Facturas en Veri*factu: qué cambia en la conservación
Con Veri*factu, la conservación de facturas adquiere una dimensión adicional. Además de la factura en sí, el software debe conservar:
- El registro de facturación completo: incluyendo la huella SHA-256, la huella anterior (encadenamiento), fecha y hora de generación, y todos los campos que intervienen en el cálculo del hash.
- El registro de auditoría: el log de acciones realizadas sobre cada factura.
- Los datos de envío a la AEAT: si se usa el sistema Veri*factu (envío en tiempo real), se deben conservar los acuses de recibo.
Dato clave: El RD 1007/2023 no establece un plazo de conservación propio, por lo que aplican los plazos generales: 4 años tributarios como mínimo, 6 años mercantiles como recomendación.
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Conservación sin papel: FactoLegal guarda cada factura con su huella encadenada y la mantiene accesible y exportable durante todo el plazo legal. Contrasta con tu asesor si tu caso concreto queda cubierto; la remisión automática a la AEAT está en validación.