Paso 1-2: reclamación amistosa y comunicación formal
Antes de recurrir a la vía legal, siempre conviene intentar el cobro de forma amistosa. La mayoría de impagos no son malintencionados: muchos se deben a problemas de liquidez, errores administrativos o simplemente olvido.
Paso 1: Contacto telefónico o email
Llama al cliente o envía un email recordatorio. Sé profesional y concreto: indica el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe y la forma de pago. Muchas veces basta con este primer contacto para resolver el tema.
Paso 2: Carta de reclamación formal
Si la llamada no funciona, envía una carta de reclamación formal por escrito. Incluye:
- Referencia a la factura impagada (número, fecha, importe).
- Fecha de vencimiento original.
- Plazo para realizar el pago (normalmente 10-15 días).
- Advertencia de que, transcurrido el plazo, se procederá por vía judicial.
Consejo: Envía la carta por email con acuse de lectura y, si es posible, también por correo certificado. Así tendrás prueba documental del intento de cobro amistoso.
Paso 3: burofax como prueba legal
Si el cliente sigue sin pagar, el siguiente escalón es el burofax. Es un envío certificado con acuse de recibo y certificación de contenido que tiene plena validez como prueba ante un tribunal.
El burofax es la última gestión antes de la vía judicial. Su contenido debe ser claro: identificación de la deuda, plazo final (normalmente 10 días) y advertencia de acciones legales.
El coste de un burofax es de aproximadamente 25-40 EUR a través de Correos, dependiendo del número de páginas y las opciones adicionales.
Importante: El burofax es esencial para el procedimiento monitorio posterior. Sin prueba de requerimiento previo de pago, el juez puede rechazar tu solicitud.
Paso 4: negociación y plan de pagos
Antes de ir al juzgado, valora si te conviene negociar un plan de pagos. A veces es mejor cobrar en plazos que no cobrar nunca. Un acuerdo de fraccionamiento debe formalizarse por escrito e incluir:
- Importe total de la deuda.
- Calendario de pagos (fechas e importes de cada cuota).
- Intereses de demora (si se aplican).
- Cláusula de vencimiento anticipado si se incumple algún plazo.
Paso 5: procedimiento monitorio (sin abogado hasta 2.000 EUR)
El procedimiento monitorio es la vía judicial más rápida y económica para reclamar deudas dinerarias. Se regula en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Sus ventajas principales:
- No necesitas abogado ni procurador para deudas de hasta 2.000 EUR.
- El coste judicial es mínimo (sin tasas para personas físicas).
- El proceso es rápido: si el deudor no se opone en 20 días, se emite directamente un auto de ejecución.
Necesitas presentar la factura impagada, prueba de la relación comercial (contrato, albarán, email de aceptación) y prueba del requerimiento de pago (el burofax).
| Importe de la deuda | ¿Necesitas abogado? | ¿Necesitas procurador? |
|---|---|---|
| Hasta 2.000 EUR | No | No |
| De 2.000 a 250.000 EUR | Sí (si hay oposición) | Sí (si hay oposición) |
| Más de 250.000 EUR | Sí | Sí |
Paso 6: vía judicial ordinaria
Si el deudor se opone al monitorio o la deuda es compleja (ej: disputas sobre la calidad del servicio), el caso pasa a juicio verbal (hasta 6.000 EUR) o juicio ordinario (más de 6.000 EUR). En estos procedimientos sí necesitas abogado y procurador, y los plazos son más largos (varios meses a un año).
Recuperar el IVA de facturas incobrables: requisitos AEAT
Si finalmente no cobras la factura, puedes recuperar el IVA que ya ingresaste a Hacienda. El artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA permite modificar la base imponible cuando el crédito resulta total o parcialmente incobrable, pero debes cumplir estos requisitos:
- Han pasado al menos 6 meses (o 1 año para grandes empresas) desde el devengo del IVA sin haber cobrado.
- Has reclamado el pago judicialmente o mediante requerimiento notarial (el burofax vale como requerimiento fehaciente).
- El destinatario es empresario o profesional o, si es particular, la base imponible supera los 50 EUR.
- Emites una factura rectificativa dentro de los 3 meses siguientes al cumplimiento del plazo de 6 meses.
- Comunicas la rectificación a la AEAT antes de presentar la declaración del periodo en que emites la rectificativa.
Con FactoLegal: Puedes marcar una factura como incobrable y el sistema te guía paso a paso para emitir la factura rectificativa y recuperar el IVA dentro de los plazos legales.