Dos caminos, un mismo destino: cumplir con Hacienda
Cuando hablamos de Veri*factu, muchos autonomos y PYMEs creen que solo existe una forma de cumplir. No es asi. El reglamento (Real Decreto 1007/2023, articulos 12 a 15) define expresamente dos modalidades de cumplimiento para los sistemas informaticos de facturacion. Ambas son validas ante la AEAT, pero funcionan de manera radicalmente distinta.
La decision entre una y otra no es trivial: afecta a como se transmiten tus datos fiscales, que infraestructura tecnica necesitas, y que nivel de transparencia ofreces a Hacienda. Vamos a desgranarlo.
Sistema Veri*factu: envio automatico en tiempo real
En la modalidad Veri*factu, el software de facturacion envia cada registro de facturacion a la AEAT en el momento de su emision, de forma automatica y sin intervencion del usuario. Esto incluye tanto las altas (facturas emitidas) como las anulaciones.
El proceso funciona asi:
- Emites una factura en tu software.
- El sistema calcula la huella SHA-256 del registro segun el formato oficial (Orden HAC/1177/2024).
- El registro se encadena con la huella de la factura anterior.
- El software envia automaticamente el registro a los servidores de la AEAT via servicio web.
- La AEAT devuelve un codigo de verificacion (CSV) que se incluye en la factura.
- La factura generada incluye un codigo QR que apunta al servicio de cotejo de la AEAT.
Ventaja clave: Con Veri*factu, la AEAT tiene constancia inmediata de cada factura. Esto puede reducir fricciones en inspecciones y acelerar devoluciones de IVA, ya que Hacienda ya dispone de los datos.
Requisitos tecnicos del sistema Veri*factu
- Conexion a internet permanente en el momento de emision.
- Certificado digital valido (persona fisica o de representante) para firmar los envios.
- Implementacion del servicio web de la AEAT (WSDL de alta y anulacion).
- Generacion de huella SHA-256 en formato oficial AEAT.
- Encadenamiento criptografico entre registros consecutivos.
- Codigo QR en cada factura conforme al formato AEAT.
Sistema no-Veri*factu: cadena local sin envio automatico
En la modalidad no-Veri*factu, el software no envia datos a la AEAT en tiempo real. Sin embargo, debe cumplir exactamente los mismos requisitos tecnicos de integridad que el sistema Veri*factu: huella SHA-256, encadenamiento criptografico, registro inmutable y secuencial, y codigo QR.
La diferencia fundamental es que los registros se conservan en local (o en la nube del proveedor), y solo se envian a la AEAT a requerimiento de la Administracion, o de forma voluntaria periodica.
Requisitos del sistema no-Veri*factu
- Huella SHA-256 identica al formato oficial.
- Encadenamiento criptografico entre registros.
- Registro inmutable: no se pueden borrar ni modificar facturas emitidas.
- Conservacion de registros durante el periodo legal (minimo 4 anhos).
- Capacidad de exportar los registros en formato XML para envio a requerimiento.
- Codigo QR en las facturas (aunque no enlace con datos en la AEAT en tiempo real).
Importante: Que no se envien datos en tiempo real no significa que se pueda manipular nada. La cadena de huellas hace que cualquier alteracion sea detectable. Hacienda puede solicitar todos los registros en cualquier momento y verificar la integridad de la cadena completa.
Comparativa directa: Veri*factu vs no-Veri*factu
| Caracteristica | Veri*factu | No-Veri*factu |
|---|---|---|
| Envio a AEAT | Automatico, en tiempo real | Solo a requerimiento |
| Huella SHA-256 | Obligatoria | Obligatoria |
| Encadenamiento | Obligatorio | Obligatorio |
| Codigo QR | Obligatorio (verificable en AEAT) | Obligatorio (verificacion local) |
| Certificado digital | Necesario para firma de envio | No necesario para el envio |
| Conexion a internet | Obligatoria al emitir | No obligatoria al emitir |
| Custodia de datos | AEAT + local | Solo local / proveedor |
| Transparencia ante Hacienda | Maxima (datos inmediatos) | Bajo demanda |
| Firma electronica | Obligatoria (certificado digital) | No exigida para el envio |
Ventajas e inconvenientes de cada modalidad
Ventajas del sistema Veri*factu
- Transparencia total: Hacienda tiene tus datos al instante, lo que genera confianza y puede agilizar tramites.
- Menor riesgo en inspecciones: Al tener la AEAT ya los registros, las comprobaciones son mas rapidas y hay menos margen de conflicto.
- Posible agilizacion de devoluciones de IVA: La AEAT valora positivamente la remision voluntaria en tiempo real.
- Cumplimiento inequivoco: No hay duda de que el software y el empresario cumplen la normativa.
Inconvenientes del sistema Veri*factu
- Dependencia de conexion a internet: Si no hay conexion en el momento de emision, la factura no puede completarse (salvo mecanismos de cola).
- Necesidad de certificado digital: Hay que obtener, renovar y gestionar un certificado de la FNMT u organismo equivalente.
- Mayor complejidad tecnica: El software debe implementar la integracion con el servicio web de la AEAT.
Ventajas del sistema no-Veri*factu
- Funciona sin internet: Ideal para negocios en zonas con conectividad limitada o para emisiones masivas offline.
- Sin certificado digital obligatorio: Menos requisitos de configuracion inicial.
- Mayor privacidad: Los datos solo se envian a Hacienda cuando esta lo solicita expresamente.
Inconvenientes del sistema no-Veri*factu
- Responsabilidad de custodia: El empresario es responsable de conservar todos los registros integros durante el plazo legal.
- Inspecciones mas laboriosas: Hacienda puede requerir el envio masivo de registros, lo cual implica mas trabajo administrativo.
- Percepcion de menor transparencia: Aunque sea perfectamente legal, algunos asesores consideran que genera mas "ruido" ante la Administracion.
Entonces, cual deberia elegir?
La eleccion depende de tu situacion concreta:
- Si emites pocas facturas al mes (autonomo, freelance, consultor): el sistema Veri*factu con envio automatico es el mas comodo cuando tu software lo tiene disponible. En FactoLegal ese envio automatico esta en validacion tecnica.
- Si tienes un volumen alto de facturacion (comercio, hosteleria con TPV): valora si tu conexion a internet es estable. Si lo es, Veri*factu es la mejor opcion. Si no, no-Veri*factu te permite emitir sin interrupciones.
- Si operas en zonas rurales o sin cobertura fiable: el sistema no-Veri*factu te permite seguir facturando y cumplir la ley sin depender de la red.
Hoy FactoLegal opera en modo no-Veri*factu. Mantiene la cadena de huellas y los registros en local, con el formato del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, listos para aportarlos a requerimiento de la AEAT. El envio automatico en tiempo real esta en validacion tecnica y todavia no esta disponible.
Base legal: articulos clave del RD 1007/2023
Para quienes quieran profundizar en la normativa, estos son los articulos relevantes:
- Articulo 12: Requisitos generales de los sistemas informaticos de facturacion (aplica a ambas modalidades).
- Articulo 13: Registro de facturacion de alta — contenido obligatorio del registro.
- Articulo 14: Registro de facturacion de anulacion.
- Articulo 15: Remision de registros de facturacion a la AEAT — define el sistema Veri*factu como remision voluntaria en tiempo real.
Ademas, la Orden HAC/1177/2024 detalla las especificaciones tecnicas: formato de la huella, estructura del XML de envio, formato del QR y esquema del servicio web.
Referencia legal: Real Decreto 1007/2023 (BOE num. 291) y Orden HAC/1177/2024 (BOE num. 264). Ambos publicados y en vigor.