Por qué importa elegir bien
Cambiar de software de facturación no es como cambiar de app de música. Llevas contigo el historial de facturas, los datos de clientes, las series de numeración y la cadena de integridad de registros. Un cambio mal planificado puede dejarte con un vacío en el historial o con datos que no migran correctamente.
Además, si el software que eliges no cumple realmente los requisitos del RD 1007/2023, te expones a sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio. Por eso, la decisión merece más de cinco minutos.
Las 7 claves
Certifica que genera huella SHA-256 conforme a la Orden HAC/1177/2024
No basta con que el software "genere un hash". El formato exacto del texto que se firma está definido en la Orden HAC/1177/2024 (campo a campo, con su separador, su orden y su codificación). Pide al proveedor que te muestre el vector de prueba oficial de la AEAT y que demuestre que su hash coincide.
Comprueba el encadenamiento real entre facturas
Cada factura debe incluir en su hash la huella de la anterior. Si el software te deja emitir facturas fuera de orden, o si puedes cancelar una factura del medio de la cadena sin romper la integridad de las siguientes, hay un problema. Pruébalo tú mismo antes de contratar.
Verifica que el QR aparece en el PDF y que enlaza correctamente
El QR debe apuntar al servicio de validación de la AEAT con los parámetros correctos: NIF del emisor, número de factura, fecha e importe total. Genera una factura de prueba, escanea el QR y comprueba que lleva al sitio correcto con los datos correctos.
Pregunta explícitamente por la inmutabilidad de registros
¿Puedes editar una factura ya emitida? Si la respuesta es sí, ese software no cumple. Las facturas no se editan: se anulan con una factura rectificativa y se emite una nueva. Cualquier programa que permita "editar" una factura emitida tiene capacidad de doble uso, aunque no sea su intención.
Evalúa la exportación de datos en formato estándar
¿Puedes exportar todas tus facturas en formato Facturae 3.2.2 o en JSON/XML estándar? La portabilidad de datos es fundamental. Si el día de mañana quieres cambiar de software, debes poder llevarte el historial completo. Un proveedor que retiene tus datos te tiene atrapado.
Comprueba cómo gestiona las facturas rectificativas y las anulaciones
El proceso de anulación es crítico. Cuando anulas una factura, el software debe crear un registro de anulación con su propia huella (también encadenada), no simplemente borrar el registro original. Pregunta si el sistema mantiene el "libro de anulaciones" separado del libro principal o encadenado al mismo.
Valora el soporte ante una inspección de Hacienda
Si la AEAT te requiere el "libro registro de facturas emitidas en formato digital" (previsto en el reglamento), ¿puede tu software generarlo? ¿En qué formato? ¿Con toda la información requerida? Este es el momento de la verdad y muchos proveedores no tienen respuesta clara.
Señales de alerta en los proveedores
Además de los siete criterios anteriores, hay ciertas respuestas que deben encenderte una señal de alarma:
- "Estamos en proceso de adaptación" (sin fecha concreta).
- "Cumplimos con todas las normativas" sin poder especificar cuáles y cómo.
- "Nuestros clientes no han tenido problemas con Hacienda" (esto no es cumplimiento técnico).
- No pueden mostrarte un contrato que traslade responsabilidad en caso de incumplimiento normativo.
- No tienen documentación técnica pública sobre su implementación del hash.
El precio no lo es todo: un software gratuito o muy barato que no cumple la normativa puede costarte 50.000€ en sanciones. La comparativa de precios solo tiene sentido entre soluciones que cumplen todos los requisitos.
La pregunta final antes de decidir
Una sola pregunta resume todo lo anterior: ¿tienes documentación técnica que acredite el cumplimiento de la Orden HAC/1177/2024, incluyendo el vector de prueba del hash oficial?
Si el proveedor no sabe de qué le estás hablando, ya tienes tu respuesta.
FactoLegal publica su implementación técnica abiertamente, incluyendo el paquete verifactu-core con los vectores de prueba oficiales de la AEAT. Puedes auditarlo antes de confiar en él.