Alta como autonomo para actividades informaticas: epigrafes IAE
El primer paso para facturar como freelancer IT es darte de alta en Hacienda con el epigrafe IAE correcto. La eleccion del epigrafe determina tus obligaciones fiscales y, en algunos casos, si puedes aplicar determinadas deducciones. Los epigrafes mas habituales para profesionales tecnologicos son:
- Epigrafe 763: Programadores y analistas de informatica. Es el mas utilizado por desarrolladores de software, programadores web y analistas de sistemas.
- Epigrafe 769.9: Otros servicios tecnicos n.c.o.p. Adecuado para consultores IT, administradores de sistemas y especialistas en ciberseguridad.
- Epigrafe 844: Servicios de publicidad, relaciones publicas y similares. Algunos disenadores UX/UI y especialistas en marketing digital se encuadran aqui.
Es posible darse de alta en mas de un epigrafe si realizas actividades de distinta naturaleza. Por ejemplo, un freelancer que programa y ademas da formacion puede tener el 763 y el 933.9 (ensenanza fuera de establecimiento permanente).
Consejo: Si tienes dudas sobre tu epigrafe, consulta el listado completo en la web de la AEAT o pregunta a tu asesor. Un epigrafe incorrecto puede generar problemas en una inspeccion, aunque rara vez supone una sancion grave si la actividad es similar.
Retenciones de IRPF en facturas a empresas
Cuando un autonomo profesional factura a una empresa o a otro autonomo, debe aplicar una retencion de IRPF en la factura. Esta retencion es un adelanto del impuesto sobre la renta que el pagador ingresa directamente en Hacienda en tu nombre.
El tipo general de retencion para actividades profesionales es del 15%. Sin embargo, si te acabas de dar de alta como autonomo, puedes aplicar un tipo reducido del 7% durante el ano del alta y los dos siguientes.
La retencion se aplica sobre la base imponible (tus honorarios), no sobre el total con IVA. Es decir, si facturas 1.000 euros de honorarios, la retencion sera de 150 euros (o 70 euros si aplicas el 7%).
Atencion: Las retenciones solo se aplican en facturas a empresas y profesionales, nunca a particulares. Si facturas a un cliente final persona fisica, no debes incluir retencion. Ademas, si mas del 70% de tus ingresos llevan retencion, estas exento de presentar el modelo 130.
Facturar a clientes de la UE: ROI e inversion del sujeto pasivo
Una de las situaciones mas frecuentes para los freelancers IT es trabajar para empresas de otros paises europeos. La regla general para servicios B2B (entre profesionales) es que el IVA se aplica en el pais del destinatario, no del prestador. Esto se conoce como inversion del sujeto pasivo.
En la practica, esto significa que si facturas a una empresa alemana, tu factura va sin IVA. Sera la empresa alemana la que autorrepercuta el IVA en su pais. Para que esto funcione correctamente necesitas:
- Darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) a traves del modelo 036.
- Verificar que tu cliente tiene un numero VAT valido en el sistema VIES de la Comision Europea.
- Incluir en la factura la mencion: "Operacion exenta de IVA por inversion del sujeto pasivo, articulo 283 de la Directiva 2006/112/CE".
- Declarar la operacion en el modelo 349 (declaracion recapitulativa de operaciones intracomunitarias), que se presenta mensual o trimestralmente.
Facturar a clientes fuera de la UE
Cuando tu cliente esta fuera de la Union Europea (por ejemplo, en Estados Unidos, Reino Unido o Latinoamerica), la factura tambien va sin IVA, pero por un motivo distinto: se trata de una exportacion de servicios no sujeta al IVA espanol.
No necesitas estar en el ROI para estas operaciones, y no se declaran en el modelo 349. Sin embargo, si debes incluir la mencion legal correspondiente en la factura: "Prestacion de servicios no sujeta al IVA por aplicacion de las reglas de localizacion (articulos 69 y 70 de la Ley 37/1992 del IVA)".
Es importante conservar evidencia de que el cliente esta fuera de la UE: contrato, datos de facturacion con direccion extranjera, pagos desde cuenta bancaria extranjera, etc. Si Hacienda te lo pide en una comprobacion, deberas demostrarlo.
| Tipo de cliente | IVA | Retencion IRPF | Modelos |
|---|---|---|---|
| Empresa espanola | 21% | 15% (o 7%) | 303, 130 |
| Particular espanol | 21% | No | 303, 130 |
| Empresa UE | 0% (ISP) | No | 303, 349 |
| Empresa fuera UE | No sujeto | No | 303 |
Cobros desde Upwork, Toptal y plataformas
Muchos freelancers IT trabajan a traves de plataformas como Upwork, Toptal, Fiverr o Freelancer.com. El tratamiento fiscal depende de como se estructure la relacion:
En la mayoria de los casos, la plataforma actua como intermediario. Tu facturas a la plataforma (que suele tener sede en la UE o fuera de ella) y la plataforma cobra al cliente final. Esto significa que tu factura va dirigida a la plataforma, no al cliente.
Si la plataforma tiene sede en la UE (Upwork tiene entidad en Irlanda), aplicas inversion del sujeto pasivo y facturas sin IVA. Si la plataforma esta fuera de la UE (algunas tienen sede en EE.UU.), la factura va igualmente sin IVA por exportacion de servicios.
Importante: Las comisiones que te cobra la plataforma son un gasto deducible. Guarda los informes de comisiones y asegurate de que tu contabilidad refleja el ingreso bruto (antes de comision) y la comision como gasto separado.
Otro punto critico es el tipo de cambio. Si cobras en dolares, deberas convertir a euros usando el tipo de cambio del dia de la operacion (fecha de emision de la factura). Las diferencias de cambio entre la fecha de facturacion y la fecha de cobro generan ganancias o perdidas que tambien se reflejan en tu contabilidad.
Software de facturacion adaptado a freelancers
Un freelancer IT necesita un software de facturacion que cubra estos escenarios sin complicaciones. Las funciones esenciales que debes buscar son:
- Gestion de multiples tipos de IVA: 21%, 0% intracomunitario, no sujeto, exento.
- Retenciones automaticas: que calcule el IRPF segun el tipo de cliente.
- Facturacion en divisas: para clientes que pagan en dolares, libras u otras monedas.
- Cumplimiento Veri*factu: desde 2027, tu software debe generar huellas SHA-256 y encadenamiento.
- Exportacion de datos fiscales: generacion automatica de los modelos 303, 130 y 349.
FactoLegal para freelancers: Soporta facturacion intracomunitaria, retenciones configurables, multidivisa y registro automatico con huella encadenada y QR segun la Orden HAC/1177/2024. Ideal para desarrolladores que trabajan con clientes internacionales.